Excel தப்பா கணக்கு போடுமா? பகுதி 2

   

நான் நினைத்தது போலவே போதுமான அளவு வரவேற்பு கிடைத்த பதிவாக "எக்ஸ்பர்ட்டா நீங்கள்?சொல்லுங்கள்!எக்சல் தப்பா கணக்கு போடுமா?" அமைந்ததில் மகிழ்ச்சி. பலரும் நான் குறிப்பிட்டிருந்த எக்சல் சிக்கலுக்கு காரணத்தை சொல்லி விட்டனர். பாலாஜி, பொன்சந்தர் இருவரும் ஆர்வம் காரணமாக அதை எப்படி சரி செய்வது என்பதையும் சொல்லிவிட்டனர். அனைவருக்கும் நன்றி. உஷா அன்பரசு சொன்னது போல Excel பற்றி தேடுபவர்களுக்கு இதுபோன்றவை பயனளிக்கக் கூடும். அப்படி முந்தைய பதிவுகள் அவ்வப்போது சிலரால் தேடிப் பயன் பெறுவதை  அறிய முடிந்தது .

  இது மிக எளிமையானது பலரும் அறிந்தது என்பதில் ஐயமில்லை. கூடுதலாக ஒரே ஒரு விஷயத்தை சொல்லவே  இந்தப் பதிவை எழுதினேன். அதற்கு முன்னர் விடை தவறாக வருவதற்கான காரணத்தை  பார்க்கலாம்

படம் 1

எக்சல் தவறு செய்யாது என்பது உண்மை.எக்சல் கணக்கீடுகள் செய்யும்போது  மறைந்துள்ள தசம இலக்கங்களையும் சேர்த்துக் கொள்கிறது.இது அதன் இயல்பு நிலையில் அமைந்துள்ளது. கணக்கிடுவதற்காக எடுத்துக் கொள்ளப்படும் செல்களில் முழுமையக்கப் பட்டதை எடுத்துக் கொள்ளாமல் தசம இலக்கங்களையும் சேர்த்துக் கூட்டி பின் கூடுதலை முழுமையாக்குகிறது. 

மேலுள்ள உதாரணத்தில் DA மற்றும் Total காலத்தில் உள்ள செல்களின் தசம இலக்கங்கள் என்ன என்று பார்ப்போம்.செல்லில் எத்தனை தசம இலக்கங்கள் தெரிய வேண்டும் என நாம் முடிவு செய்துகொள்ளலாம்.

படம் 2

சிவப்பு வட்டமிடப்பட்ட பட்டனைக் கொண்டு தேர்ந்தெடுக்கப் பட்ட செல்களில் உள்ள எண்களின் தசம இலக்கங்களின் எண்ணிக்கையை கூட்டவோ குறைத்துக் கொள்ளவோ செய்யலாம்.இடப்புறம் உள்ளது தசம இலக்கங்களை அதிகமாக்கும். வலப்புறம் உள்ளவை குறைத்துக் காட்டும். அந்த செல்களில் உள்ள எண் பார்முலா மூலம் கணக்கிடப் பட்டிருந்தால் கணக்கீடுகளில் அடிபடையில் தசம இலக்கங்கள் அமையும். மேலுள்ள எடுத்துக்காட்டில் இரண்டு தசம் இடங்கள் திருத்தமாக DA மற்றும் Total காலங்கள் அமைந்துள்ளது.  படம் 1 இல் தசம இலக்கங்கள் காட்டப் படாமல் மறைக்கப்பட்டிருந்தாலும் அவற்றையும் சேர்த்துக் கூடுதல் கணக்கிட்டுள்ளது EXCEL. 14232.40 ஐ முழுமையாக்கும்போது 0.40 விடப்பட்டு கணித வழக்கப் படி 14232 ஆக மாற்றப் படுகிறது.அதே போல கீழ் செல்லில் .10 ஐ விடுத்து 20666 ஆக முழுமைப் படுத்தப்பட்டுள்ளது. ஆனால் இவை இரண்டும் கூட்டப்டும் D4 செல்லில் முந்தைய செல்களின் தசம இலக்கங்களான .40 மற்றும் .10 கூட்டப்பட்டு .50 ஆக எடுத்துக் கொள்ளபடுகிறது. .50 அல்லது அதற்கு மேற்பட்டு இருந்தால் அது 1 ஆக எடுத்துக் கொண்டு ஒன்றுத்தான இலக்கத்துடன் சேர்க்கப் பட்டுவிடுகிறது.  இதனால் 34898.50 என்பது 34899 ஆக கணக்கிடப்படுகிறது. 

இதை எப்படி சரி செய்வது. பின்னூட்டத்தில் சொன்னது போல round function ஐ பயன்படுத்துவது ஒருமுறை. பெரும்பாலும் நடைமுறைக் கணக்குகளில் சதவீதம் கணக்கிடப்படும்போதும்வகுத்தல் கணக்கீடுகளின்போதும் தசம பின்னம்தவிர்க்க இயலாததாகி விடுகிறது. அவ்வாறு செய்யும்போது  முழு எண்களாக்க increase decimal, decrease decimal பட்டனை பயன்படுத்தாமல் round function உபயோகப் படுத்தலாம். C2 செல்லில் உள்ள எண்ணுக்கு  DA கணக்கிட D2 செல்லில்  =ROUND(C2*91%,0) , என்ற forumula வை உள்ளீடு செய்யவேண்டும். இப்போதும் 14232 தான் காட்சி அளிக்கும் ஆனால் தசம இலக்கங்கள் மறைந்து இருக்காது. அதை drag செய்து அடுத்துள்ளதையும் சதவீதம் கண்டு ரவுண்டு செய்து விடும்.

இன்னொரு  முறை :

Round function ஐ பயன்படுத்தாமல் செய்ய ஏதேனும் வழி உள்ளதா என்று ஆராய்ந்ததில் உண்டு என்று சொன்னது எச்சல் . அது என்ன? set precision as displayed என்று ஒரு Option உள்ளது. மறைந்துள்ள தசம எண்களை கணக்கில் கொள்ளாமல் சாதரணமாக  செல்லில் கண்களுக்கு தெரியும்  எண்களை மட்டும் எடுத்துக் கொண்டு கணக்கீடு செய்யும் . இதனால் நாம் கண்ட இந்தப் பிழை ஏற்படாது.

இந்தப் படத்தில் பாருங்கள் முதல் படத்தில் உள்ள அதே தரவுகளைத்தான் பயன்படுத்தி இருக்கிறேன். round Function ஐ பயன்படுத்தவில்லை ஆனால் விடை சரியாக வருவதை காணலாம்

 இது எப்படி? எக்சல்லின் இடது ஓரத்தில் ஆபீஸ் பட்டனை கிளிக் செய்யவும்.கீழ்கண்ட வாறு கிடைக்கும் மெனுவில் Options ஐ கிளிக்கவும்.

பின்னர் கிடைக்கும் டயலாக் பாக்சில் Advanced ஐ தேர்ந்தெடுத்து பிறகு வலது புறத்தில் set precision as displayed என்பதற்கு முன் உள்ள செக் பாக்சை டிக் செய்யவும். தன்னியல்பாக இவை டிக் செய்யப்பட்டிருக்காது

தேவை இல்லை என நினைத்தால் டிக் மார்க்கை  நீக்கி விடலாம். பழைய நிலைக்கு வந்து விடும். 

இதில் இன்னும் சில விஷயங்கள் உள்ளன. அவற்றை இன்னொரு நேரத்தில் சொல்கிறேன்.

எக்சல் எனும் பிரம்மாண்டத்தில் அதிகம் பயன்படுத்தப் படாத பயனுள்ள வசதிகள் இருப்பதை நினைத்து  ஆச்சரியம் ஏற்படுகிறது. எக்சல் பயன்பாட்டில் நான் Expert அல்ல. ஆனால் நான் என் அனுபவத்தின் மூலம் பெற்ற பயனை, எளிமையாக இருந்தாலும் தெரியாத யாருக்கேனும் பயன்படும் என்ற நோக்கத்திலும்  நான் எழுதியதில் தவறுகள் இருப்பின் அறிந்தவர்கள் சுட்டிக் காட்டும்போது அதையும் திருத்திக் கொள்ள முடியம் என்பதாலும் எழுதப் பட்டதே இந்தப் பதிவு.

நான் பாசாயிட்டனா?

குறிப்பு: மேற்கண்டவை அனைத்தும் EXCEL 2007 ஐ அடிப்படையாக வைத்து எழுதப்பட்டது